Company | 2020-04-21

Neueinstellungen und Onboarding während der Covid19 Ausgangssperre

Seit 16. März sind österreichische Firmen angehalten ihre Mitarbeiter, wenn möglich, von Zuhause arbeiten zu lassen. Der Übergang von Arbeiten vor Ort zur Heimarbeit verlief für Symflower ohne Probleme. Da einige Mitarbeiter bereits vor Covid19 1-2 Tage pro Woche von zu Hause aus gearbeitet haben, waren bereits alle Prozesse digitalisiert und zugreifbar. Jedoch stellt sich für uns hier eine klare Frage: Funktionieren unsere Hiring- und Onboarding-Prozesse mit neuen Mitarbeitern während Covid19?

remote-onboarding.png Can remote hiring and onboarding work?

Symflower ist ein stark wachsendes Unternehmen mit mehreren offenen Stellen . Uns hat sich daher die Frage gestellt, ob es möglich ist, während dem vollständigen Remotebetrieb, Leute einzustellen und ihnen einen guten Einstieg in die Arbeitsweise unserer Firma zu geben. Das soll heißen, ohne diese Mitarbeiter vor der Anstellung persönlich kennenzulernen und ohne beim Onboarding neben ihnen sitzen zu können und dabei zu helfen produktiv zu werden. Auf das Ende der Ausgangssperre zu warten und somit den weiteren Mitarbeiteraufbau auf Eis zu legen war für uns definitiv keine Option. Mitte März hatten wir das Glück Lucia zu finden, die seit Anfang April unsere Grafikabteilung verstärkt.

Nachdem Lucia nun seit einiger Zeit bei Symflower arbeitet, ist es an der Zeit zu betrachten was wir gelernt haben. Nachfolgend beschreiben wir unsere Erfahrungen und Erlerntes zu unseren remote Hiring- und Onboarding-Prozessen.

Das Vorstellungsgespräch per Video Call

Symflower: “Das Aufnahmeverfahren war großteils gleich zu unserer Standardprozedur. Für eine neue Position bei Symflower benötigen wir zwei Interviews. Wenn die Person nicht in der Nähe unseres Hauptsitzes wohnt, ist es auch schon früher möglich gewesen eines oder sogar beide Interviews remote abzuhalten. Für Covid19 haben wir daher einfach immer beide Interviews digital abgehalten.”

Lucia: “Für mein Interview musste ich ein Werbebild für eine Social Media Seite erstellen. Vor dem Interview hatte ich Probleme mit der Kamera und war mir auch nicht sicher wie ich in einem Video Call die vorbereitete Grafik präsentieren soll. Nachdem sich diese anfänglichen Schwierigkeiten gelegt haben, verlief das restliche Vorstellungsgespräch ohne Probleme und in einer sehr netten Atmosphäre.”

Was haben wir gelernt: Bewerber sollten vor dem Interview über die remote Vorgehensweise im Detail informiert werden. Vor allem wie die Aufgabe während dem Call präsentiert werden soll, um sicherzustellen, dass sich die Bewerber während dem Interview sicher und wohl fühlen.

Online Onboarding - Kennenlernen der Arbeitsweise der Firma

Symflower: “Auch der Onboarding Prozess war sehr ähnlich zur üblichen Einarbeitungsphase. Wir bereiteten erste Aufgaben vor an welchen Lucia arbeiten sollte. Wir wählten zuerst leichtere Aufgaben, um ihr einen Einblick in unseren Arbeitsprozess und die Verwendung des Ticket-Systems zu geben. Die nächsten Aufgaben hatten den Gedanken, dass man sowohl existierende Designs als auch die Domäne des Symflower Produktes kennenlernt. Schon an ihrem zweiten Tag hat Lucia mit der Arbeit an ihrer ersten essentiellen Aufgabe begonnen: Das Fertigstellen des Designs des wichtigsten Vortrags, den unsere Firma bisher hatte.”

Lucia: “Mir haben die ersten Aufgaben sehr gefallen, da sie mir einen guten Einblick gegeben haben wie das Unternehmen organisiert ist. Trotzdem war ich von der Wichtigkeit des neuen Projekts ein wenig überwältigt (das Fertigstellen des Designs einer Pitch-Präsentation). Andererseits war es gut zu wissen, dass mir von Anfang an vertraut wird, dass ich auch mit wichtigen Arbeiten zurecht komme.”

Was haben wir gelernt: Ein Ticket-System ist für jedes Projekt unerlässlich um Arbeit organisiert umsetzen zu können. Vor allem bei Homeoffice ist es wichtig zu jeder Zeit ablesen zu können welche Person gerade an welchen Aufgaben arbeitet. Um neuen Mitarbeitern schnell näherzubringen wie die Zusammenarbeit funktioniert ist es von Vorteil mit kleineren Aufgaben zu starten.

Remote Onboarding - Laufende Zusammenarbeit

Symflower: “Seit wir Symflower gegründet haben, verwenden wir das so genannte Mentor-Mentee-Prinzip. Die Person, der Mentor, die für das Onboarding verantwortlich ist reserviert sich Zeit für das Onboarding des Mentees, um Fragen zu beantworten und laufendes Feedback zur Arbeit zu geben. Außerdem sollte der Mentor mindestens zwei Mal pro Tag fragen wie es dem neuen Mitarbeiter bei seiner Arbeit geht. Der Mentee sollte jedoch nicht zu oft gestört werden und sollte immer das Gefühl haben jede Frage stellen zu können.”

Lucia: “Wenn man von Zuhause arbeitet ist es viel schwerer zu erkennen ob jemand Zeit für dich hat. Somit weiß man nicht genau, wann man Antworten auf seine Fragen bekommt. Außerdem hat man schnell ein schlechtes Gewissen, wenn man einen Kollegen von der Arbeit abhält, also glaube ich, dass im Großen und Ganzen weniger Fragen gestellt werden.”

Was haben wir gelernt: Man muss den neuen Mitarbeiter versichern, dass sich der Mentor extra Zeit für den Mentee eingeplant hat. Es ist OK immer wieder Fragen zu stellen: egal ob über Chat-Messages oder über einen Video Call. Schnelles Feedback und Tipps sind der Schlüssel dafür neue Teammitglieder schnell an Bord zu holen. Wenn sich ein Mitarbeiter während seines Onboardings traut sofort alle offenen Fragen zu stellen, wird er/sie viel schneller eingelernt und produktiv sein.

Remote Onboarding - Würden wir es noch einmal machen?

Das remote Onboarding war überraschenderweise sehr ähnlich zu unserem normalen Onboarding-Prozess. Durch Screensharing und Voice-Calls war es meist problemlos möglich unsere Arbeitsweise weiterzugeben. Wir freuen uns sehr, dass Lucia uns trotz Covid19 beigetreten ist und sind begeistert über die Aufgaben die sie innerhalb ihrer ersten zwei Wochen erledigt hat.

Würden wir also remote Onboarding weiterhin anbieten? Ja, wir werden trotz Covid19 definitiv weiterhin neue Mitarbeiter anstellen. Absolut kein Problem.