Company | 2020-12-02

Wie neuartige Retrospektive die Produktivität und das Wohlbefinden deines Teams und Firma verbessern

Bei Symflower streben wir nach stetiger Verbesserung in allen Ebenen und Bereichen. Aus unserer Sicht ist das nur durch gemeinsames Reflektieren und einer offenen Feedbackkultur möglich. Damit das auch gelingt haben wir schon seit geraumer Zeit die Scrum-Retrospektive eingeführt. Wie wir dieses bekannte Tool aus der agilen Softwareentwicklung angepasst haben und was genau unsere fesche “Retro-Box” damit zu tun hat, bringen wir euch in diesem Blogpost näher.

Unsere Retro-Box

Eine kontinuierliche Verbesserung der gesamten Prozesse im Unternehmen ist nach unserer Erfahrung nur dann möglich, wenn man gemeinsam im Team reflektiert. Jedes Teammitglied bei Symflower ist dabei angehalten seine Vorschläge, aber auch Bedenken zu äußern. Damit das auch gelingt initiieren wir nach jedem absolvierten Sprint, eine Retrospektive.

Was genau ist überhaupt eine Retrospektive?

Die Retrospektive stammt, wie eingangs bereits erwähnt, aus der agilen Softwareentwicklung und wird vom Scrum Framework empfohlen. Dabei misst man einem Arbeitszyklus, auch als Sprint bezeichnet, ein gewisses Zeitfenster bei. Nach dem Ende des Sprints werden die Ergebnisse im Team besprochen. Aber nicht nur der Output selbst steht hierbei im Zentrum. Es werden unter anderem auch die Art und Weise, wie man zu dem Ergebnis gekommen ist, diskutiert und reflektiert. Darüber hinaus bietet die Retrospektive auch einen geschützten Raum, der es den Teilnehmern ermöglichen soll, Bedenken oder heiklere Angelegenheiten zur Sprache zu bringen.

Wir bei Symflower haben es geschafft, das gesamte Team in diesen Prozess mit einzubinden. Dadurch können wir sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter seine Ideen äußern und in weiterer Folge auch verwirklichen kann. Solch eine Offenheit fördert aus unserer Erfahrung enorm die Dynamik im Team, die Produktivität und vor allem die Innovation im Unternehmen.

Arten von Retrospektiven für das Gesamte Team

Um eine Retrospektive durchzuführen gibt es grundsätzlich viele verschiedene Methoden. Bei Symflower variieren wir die unterschiedlichen Methoden und Varianten, damit sorgen wir für Abwechslung und können für zusätzliche Motivation sorgen, ohne dass der Grundgedanke der Retrospektive abhanden kommt. Nach einer gewissen Anzahl an Sprints wechseln wir also auf einer andere Methodik. Beispielsweise haben wir bei der Einführung der Retro im Unternehmen mit der Starfish Methode gearbeitet. Aktuell verwenden wir 4L Retrospective (Liked, Learned, Lacked, Longed for).

Was jedoch bei jeder Variante gleich bleibt ist, dass sich jedes Teammitglied im Vorfeld Gedanken zu den einzelnen Punkten macht. Diese Gedanken werden auf ein Post-It notiert und gesammelt. Anschließend eröffnet ein randomisiert ausgewählter Mitarbeiter die Retro und gibt seine Inputs preis. Nach und nach werden somit die einzelnen Kategorien durchgegangen. Sobald der Erste seinen Beitrag abgeschlossen hat, wählt er in der Runde den nächsten Kollegen aus. Dies dauert solange, bis jedes Teammitglied an der Reihe war. Währenddessen gibt es immer eine Person, die für die Dokumentation verantwortlich ist sowie eine Person die nach der Retro Action Items definiert die aus den Inputs abgeleitet werden können.

Es existieren noch weit mehr Varianten, die für eine Retrospektive geeignet sind. Doch all diese haben eine Gemeinsamkeit. Das Sammeln und Dokumentieren von Elementen, die während der Zusammenarbeit entstanden sind. Primär sollte jedoch der Austausch untereinander als oberstes Ziel stehen. Nur so kann eine Organisation von seinen Mitarbeitern lernen und dadurch kontinuierlich seine Prozesse verbessern.

Retrospektiven zu speziellen Aufgabenbereichen

Neben den Feedbackrunden mit dem gesamten Team, führen wir bei Bedarf auch kleinere Retro-Sessions durch. Diese betreffen ein spezifisches Thema, welches im Unternehmen gerade präsent ist. Dabei reflektieren die direkt betroffenen Mitarbeiter über einen gewissen Meilenstein, welcher besonders arbeitsintensiv war oder den involvierten Personen einiges abverlangt hat.

Beispielsweise haben wir eine Design-Retro gestartet, welche die Umgestaltung der neuen Website betroffen hat. Hierbei wurden vor allem die Prozesse rund um das Gestalten von Grafiken beleuchtet und welche Schlüsse wir daraus für künftige Projekte ziehen können. Anhand des gegenseitigen Austausches konnten wir gewisse Konfliktpotenziale leicht feststellen, um künftig die Effizienz zu steigern und eventuelle Bottlenecks im Vorfeld bereits zu eliminieren.

1:1 Retros zwischen Kollegen

In den bisher beschriebenen Retrospektiven wird jeweils das Team als ganzes beleuchtet. In traditionellen Mitarbeitergesprächen bekommt man Feedback von seinem Vorgesetzten. Was aus unserer Sicht aber fehlt, ist ein Mechanismus durch den Feedback zwischen Kollegen animiert wird. Kollegen haben oftmals einen viel besseren Einblick in die Arbeitsweise ihrer direkten Kollegen als das ein Vorgesetzter hat. Aus diesem Grund haben wir bei Symflower 1:1 Retros eingeführt.

In jedem Sprint werden andere Mitarbeiter ausgewählt die sich im laufe des Sprints eine andere Person aus dem Team aussucht und sich die beiden gegenseitig Feedback geben.

Was hat das Ganze nun mit der geheimnisvollen Retro-Box auf sich?

Der Grundgedanke hinter dieser Box, ist dass wir sicherstellen wollen, dass keine Idee verloren geht. Sobald ein Mitarbeiter auf ein Thema stößt, das er in der kommenden Retro-Session besprechen möchte, notiert es dieser auf einem Post-It. Anschließend kommt dieser in unsere Box. Somit können wir gewährleisten, dass keine Idee, Kritikpunkt oder positive Erlebnisse abhanden kommen.

Da uns eine simple Kartonschachtel aus dem Einrichtungshaus einfach zu langweilig war, haben wir unseren “Symflower-Nachwuchs” gebeten uns hierbei zu unterstützen. Nun ja, was sollen wir sagen. Wir sind mehr als beeindruckt von dem Ergebnis was die Kids von unserem Mitarbeiter Mario für uns kreiert haben. Aber seht selbst…

Unsere Retro-Box aus einer anderen perspektive

Ps.: Bestellungen bis auf Weiteres noch möglich 😊